Functioneringsgesprek

Uitgangspunten

Een functioneringsgesprek, (vroeger) ook beoordelingsgesprek genoemd, is een gesprek dat aan een aantal aspecten moet voldoen:

• In het gesprek komt niet alleen de afgelopen periode ter sprake,
  maar vooral ook de toekomst.
  • Hoe ga je in de toekomst de geconstateerde "punten ter verbetering" aanpakken? Hoe gaan jullie samen het resultaat meten van jouw "verbeteringsinspanningen"? Wannéér gebeurt dat?
  • Wat is gezien je talenten, functioneren en wensen in de nabije toekomst te verwachten / te realiseren? Uitbreiding/verzwaring van je huidige functie, doorgroei, opleiding enz.
• Het moet een tweerichtingsgesprek zijn.
  Dus niet alleen een gesprek waarbij de werkgever zijn oordeel geeft over de werknemer, die dit braaf knikkend aanhoort. Het moet een gesprek zijn waar beide partijen hun ideeën over het verleden en de toekomst met elkaar afstemmen. Natuurlijk zijn daarbij de gesprekspartners niet gelijkwaardig, maar dat doet niets af aan het uitgangspunt.
• Het is een belangrijk gesprek en dient dus door beide partijen goed voorbereid te zijn (maar vooral door jou; zie verderop).
  Er wordt voldoende tijd vrij gemaakt en het gesprek wordt gehouden in een omgeving waar jullie (bijna) ongestoord dit gesprek kunnen voeren.
• Het moet een gesprek zijn zonder echte verrassingen.
  Als in een functioneringsgesprek verrassingen naar voren komen, dan is er in het verleden iets niet goed gegaan. Als jij voor het eerst op je functioneringsgesprek hoort van "ernstige zaken" die je werkgever geconstateerd heeft, dan heeft je manager nagelaten jou daar tijdig van op de hoogte te stellen. Als je manager tijdens het gesprek voor hem onverwacht geconfronteerd wordt met mededelingen van jou dat je het helemaal niet naar je zin hebt in je huidige baan, dan had je hem dat al veel eerder moeten vertellen.

Voorbereiding
Een functioneringsgesprek moet goed voorbereid zijn, vooral door jou. Dat heeft een aantal redenen. Jij bent minder ervaren met functioneringsgesprekken dan je gesprekspartner(s); jij moet het als eenling soms "opnemen" tegen meerdere beoordelaars; de "andere kant" heeft meer macht dan jij. Jij hebt echter een voordeel wat je kunt uitbuiten: je manager moet waarschijnlijk veel meer functioneringsgesprekken voeren, terwijl jij er maar één hoeft te doen, dus jij kunt veel meer tijd in de voorbereiding steken.

Alle mooie gedachten ten spijt, een functioneringsgesprek is een zakelijk gesprek waar jij je eigen belangen zult moeten behartigen. En die kunnen soms best anders liggen dan die van je manager. Ga dus het gesprek in met een positieve, maar ook assertieve instelling.

Een goede voorbereiding:

• Vraag, als je dat al niet vanzelf gekregen hebt, vooraf een kopie van je beoordelingsformulier.
  Zet de positieve en negatieve punten hieruit op een rijtje.
• Bekijk je eigen functioneren in de afgelopen periode eens extra kritisch.
  Zijn de geconstateerde punten ter verbetering in het algemeen- reëel? Zijn de door jou bedacht positieve kanten van je functioneren in het algemeen voldoende terug te vinden? Het antwoord op deze twee vragen bepaalt wat voor gesprek je verwachten kunt: een soepel gesprek waar beide partijen het over de grote lijnen eens zijn of een gesprek waar je je gesprekspartner(s) zult moeten proberen te overtuigen met argumenten.
• Breng je eigen prestaties over de beoordelingsperiode zo concreet mogelijk in kaart.
  Zo concreet mogelijk betekent dat je zoveel mogelijk moet kwantificeren. Dus niet "ik heb een aantal nieuwe klanten binnen gebracht", maar ik heb drie nieuwe klanten gescoord die nu een maandelijkse omzet realiseren van X gulden".Of "ik heb door gerichte acties de gemiddelde betaaltermijn van de debiteuren terug weten te brengen van X naar Y dagen en daar Z gulden rente voor het bedrijf mee verdiend". Of "ik ben in de afgelopen periode X uur factuurabel geweest, dat is Y procent, terwijl het gemiddelde in onze unit slechts Z procent is".
  Maar denk ook aan niet-kwantificeerbare aspecten en aspecten die niet direct met je werk te maken hebben maar wel degelijk een voordeel voor het bedrijf hebben opgeleverd. Voorbeelden zijn: "dat de nieuwe collega beter is gaan functioneren komt voor een groot deel omdat ik er veel tijd in heb gestoken door haar mee te nemen naar mijn klanten", "naast mijn werk voor de OR heb ik ook een belangrijke bijdrage geleverd aan de oprichting van de bedrijfskrant".
  Als je dit gedetailleerd doet, dan is de kans erg groot dat je op dit gebied alvast meer feiten hebt dan je manager.
• Bedenk wat je zelf in de nabije toekomst wilt realiseren qua werk en training. Hoe ga je de genoemde verbeteringspunten aanpakken? Wat doe je er zelf aan en waar kan je manager je (indirect) een handje helpen? Hoe meten jullie straks samen of er verbetering is? Wannéér meten jullie dat?
  
  Wat zou je in je huidige werk veranderd willen zien?
  Wat is je eigen actieplan daarvoor?
  Wat ligt buiten jouw macht en kun je de hulp van je manager voor vragen?
  Let er wel op dat een functioneringsgesprek geen werkbespreking is. Je moet bovenstaande vragen dus zien in het licht van jouw functioneren.
  Vind je dat je toe bent aan meer verantwoordelijkheid?
  Rechtvaardigen je concreet meetbare prestaties die mening eigenlijk wel? Zo ja, wát zou je dan precies willen? Denk niet alleen aan een hogere functie, maar ook aan grotere verantwoordelijkheid in je huidige werk.
• Salariswensen
  Bepaal voor jezelf wat die zijn en toets die aan de realiteit (collega's, salarisenquêtes van brancheorganisaties, publicaties in tijdschriften etc.). Neem zoveel mogelijk hiervan zwart op wit mee naar je functioneringsgesprek. Zie verder bij Salarisonderhandelingen.
• De afspraak
  Zorg dat je een afspraak krijgt op een goed tijdstip. Dus niet een kwartier voor de lunch. Een serieus gesprek mag ook een serieuze tijdsduur hebben, minstens een half uur dus. Wie zullen er bij aanwezig zijn? Alleen je manager of ook iemand van P & O? En wie dan wel?

Het gesprek zelf
Door je goede voorbereiding kun je het gesprek met vertrouwen aangaan.

Werkgevers vinden het vaak een probleem dat de medewerker in een functioneringsgesprek erg op het salarisaspect gefocust is. Dat trachten zij op te lossen door die twee zaken uit elkaar te halen (afzonderlijke gesprekken) of bijv. meteen te beginnen met de salariscomponent. Je bent hier natuurlijk op voorbereid.

Je hebt recht op een serieus gesprek. Als het dat door omstandigheden niet dreigt te worden (bijv. doordat je manager constant telefonisch gestoord wordt), zeg daar dan wat van op een positieve manier.

Als het mis dreigt te gaan
Als je werkgever en jij een geheel andere mening hebben over je functioneren is er natuurlijk een probleem. Breng eerst voor jezelf in kaart wat het probleem precies is. Is het de gehele beoordeling waar je het mee oneens bent, of is het slechts een bepaald onderdeel? Of ben je het wel met de beoordeling eens maar niet met de omvang van de salarisverhoging?

Als je het, ook na eens extra kritisch naar je eigen functioneren te hebben gekeken, niet eens bent met de beoordeling door je werkgever, moet je die natuurlijk niet zomaar tekenen.
Probeer dan jouw kritiek op de beoordeling aangetekend te krijgen op het beoordelingsformulier. In dat geval kun je het daarna wel tekenen. Of teken voor een gedeelte van de beoordeling ( "voor akkoord, met uitzondering van het onder ….. gestelde"). Als je het, ook na een eventueel vervolggesprek, geheel oneens blijft met je beoordeling hebben je werkgever en jij echt een probleem.
Voor een manager is het vervelend als een medewerker zijn beoordeling niet wil tekenen. Het is immers een "signaal" van trammelant naar zijn eigen management. Maar bedenk dat je jezelf ook tot "probleemgeval" maakt door je beoordeling niet te tekenen.
Als je op dat punt bent aangeland is het misschien verstandig je af te vragen of je werkgever en jij, gezien de forse, blijkbaar niet overbrugbare meningsverschillen, nog erg goed bij elkaar passen.

Dat iemand het wel met zijn beoordeling eens is maar niet met zijn nieuwe salaris, komt vaker voor. En eigenlijk is dat vreemd. Want dat betekent óf dat jij je marktwaarde overschat (je hebt je dus niet goed voorbereid) óf je werkgever is niet reëel t.a.v. jouw marktwaarde.

Probeer als je werkgever toezeggingen doet over je financiële toekomst deze te concretiseren en schriftelijk vast te leggen. "Volgend jaar gaan we de zaak opnieuw bekijken", daar heb jij natuurlijk niet zoveel aan. "Als je volgend jaar deze concrete prestatie hebt gehaald, verhogen we je salaris per datum X met Y gulden" snijdt wel hout.

Je vind nog andere tips bij salarisonderhandelingen